Акелон завершила проект в Группе Е4

Компания Акелон завершила проект по автоматизации договорных процессов на базе системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum в инжиниринговой компании Группа Е4.

Группа Е4 – вертикально-интегрированная инжиниринговая компания с холдинговой структурой управления. В состав компании входят крупнейшие предприятия энергетической отрасли, в т.ч. проектные институты, строительно-монтажные организации, предприятия, производящие технологическое оборудование, что позволяет обеспечить полный цикл работ собственными силами на всей территории России.

Проект внедрения ECM-системы Directum в Группе Е4 начался в 2010 году с классических задач ускорения документооборота. Специалисты компании-интегратора учли направленность деятельности Группы Е4 и необходимость обеспечения повышенной безопасности работы с информацией. Проект был разделен на два этапа из-за большого объема предполагаемых работ и в целях облегчения адаптации сотрудников.

Поставщиком решения и услуг выступила компания Акелон, имеющая большой опыт в области консалтинга и внедрения бизнес-решений на платформе Directum.

В рамках первого этапа был создан электронный архив документов, автоматизированы процессы делопроизводства и контроля за исполнением поручений, автоматизирован процесс подготовки совещаний. Проведена интеграция Directum с ERP-системой «1С:Предприятие», что позволило организовать единую точку ввода совместно используемых системами данных. Ведущие пользователи системы прошли курсы обучения без отрыва от основной деятельности.

В начале 2014 года стартовал второй этап проекта, в ходе которого была автоматизирована работа с договорными документами на базе модуля «Управление договорами». Основной целью внедрения стала оптимизация ключевых бизнес-процессов работы с договорами, что позволило решить следующие бизнес-задачи:

Разработка проекта договора, согласование во всех инстанциях, утверждение и подписание ЭЦП.

Формирование листа визирования на основе электронных подписей.

Надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем.

Оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа.

Ведение шаблонов договорных документов, включающее разработку, согласование, утверждение и публикации шаблонов и образцов.

Подготовка отчетности.

В результате проекта сотрудники Группы Е4 получили удобный инструмент взаимодействия, позволяющий быстро находить необходимые документы и максимально сократить время работы с ними. С момента ввода Directum в промышленную эксплуатацию количество задействованных в системе пользователей постоянно растет и уже насчитывает более 350 человек.

«Благодаря профессионализму команды Акелон все работы по проектам были проведены качественно и в оговоренные сроки, что позволило поднять документационное обеспечение нашей компании на качественно новый уровень. В лице компании Акелон мы видим надежного партнера, готового к дальнейшему сотрудничеству при постановке и решении наших новых задач», — отмечает Дмитрий Анатольевич Макеев, директор по ИТ Группы Е4.